chemSHERPA Tips(6)作成済データの引用

今回のchemSHERPA Tipsは、どちらかというとTipsでは無いかもしれません。ですがこのブログでは全くと言って良いほど説明してこなかったので説明します。
それは、作成済みデータの引用についてです。

作成済データ引用のボタンは何のためにある

当ブログでは、あまり説明してこなかったのですが、chemSHERPAデータ作成支援ツールを立ち上げると日本情報画面に作成済データ引用のボタンがあります(図1)。

作成済データ引用の場所
図1 作成済データ引用の場所

使っている方は、バリバリに使っているので説明不要と思いますが、このブログでは説明がなかったと思いますので書いておきます。

このボタンは、既に自社製品に対して作成してあるchemSHERPAデータを顧客の依頼データもしくは単なる依頼に反映するために使用されます。
ですので、このボタンはchemSHERPA-CI、chemSHERPA-AIの両方に存在します。

既に自社製品のchemSHERPAデータがある場合はとても便利

例えば、自分の顧客からchemSHERPAのRequest file付きで情報伝達してくださいと依頼があったとします。

そうしたら、まずchemSHERPAを立ち上げて顧客からのRequest fileを読み込みます(図2)。

依頼データの取り込み
図2 依頼データの取り込み

すると、当然ですがどの製品の情報が欲しいのかと顧客情報が入ったファイルが開きます(図3)。

依頼データを取込んだ結果
図3 依頼データを取込んだ結果

そして、顧客が欲しい製品品番を確認して、これが自社内で既に作成されたデータだった場合は、作成済データ引用を使います。ここでは、仮に図3の依頼者製品情報の対応製品が当ブログの「chemSHERPA-AI Ver2でデータを作ってみよう」シリーズで作成されたswitchだったとしましょう。

そうしたら、作成済データ引用ボタンを押して、既に作成されているswitchのデータを指定して引用します(図4)。

作成済データの引用取り込み
図4 作成済データの引用取り込み

すると図5のようなデータが取り込まれた状態になります。このように、既に自社製品のchemSHERPAデータを作成して持っている場合、顧客の要求に簡単に答えることができます。

引用データを取込んだ画面
図5 引用データを取込んだ画面

自社製品について、たくさん聞かれる人は、自社の個別製品のchemSHERPAデータをあらかじめ作っておくと非常に楽です。

データの引用が終ったら発行者・承認者情報の必要なところを埋めて(図6)、承認を行い、出来上がったファイルを顧客に送るだけです。

基本情報を入れた画面
図6 発行者・承認者情報を入れた画面

顧客から、Request fileが送られてこずに、製品名もしくは製品品番だけが書いてあって、このchemSHHERPAデータをくださいと言われる場合も多くあるかもしれません。その場合は、普通にchemSHERPAを立ち上げ、作成済データを引用した後、必要な情報を加えてデータを作成して送ればよいと思います。

自社製品のchemSHERPAデータは、あらかじめ作っておかなければならないか?

自社製品のchemSHERPAデータは、あらかじめ作っておかなければならないかと言われれば、必ずしもそうではないと管理人は考えます。
カスタム製品が多い会社があらかじめ作っておくというのは、結構無駄な工数かもしれません。一方、自社のある特定のカテゴリーの製品は、chemSHERPAのリクエストが多いという場合は、そのカテゴリーはあらかじめ作っておけば効率的でしょう。

今回は、ほとんどこれで作業しているという方もいるかもしれない、作成済データの引用の解説でした。